公司哪些支出可以報帳？報帳文件、合法憑證與稅局查帳重點一次看懂
2025-10-28
許多老闆或行政人員在報帳時常會問：「這筆支出能報公司帳嗎？」、「需要哪些文件？」
在會計實務中，可報公司帳的支出是指與公司營業活動有關，並符合稅務與財務報帳規定的支出。這些支出可以列帳報銷，甚至在稅務申報時作為可扣除費用，但必須取得合法憑證，才能被國稅局認可。
一、哪些支出可以報公司帳？報帳分類與範例總整理
判斷能否報帳的基本原則是：
是否與公司營業直接相關，且實際發生。
常見可報帳支出類別：
| 類別 | 說明 | 範例 |
| 營業費用 | 營運所需的日常開銷 | 水電費、房租、文具、郵資 |
| 銷售費用 | 與推廣、行銷、業務有關的開支 | 廣告費、交際費、樣品費 |
| 旅費交通費 | 業務出差、客戶拜訪等交通支出 | 高鐵票、油錢、住宿費 |
| 交際招待費 | 客戶應酬、聚餐等業務相關交際支出 | 客戶餐敘、贈品 |
| 研發支出 | 為開發新產品或改良製程所產生費用 | 測試費、材料費 |
| 人事費用 | 員工薪資與相關費用 | 薪資、勞健保、退休金提撥 |
| 折舊與攤銷 | 資產分期攤提成本 | 機器設備折舊、軟體費用攤銷 |
| 稅捐及規費 | 必須繳納的稅金與政府規費 | 營業稅、牌照稅、工會費 |
| 勞務費 | 聘請外部人員服務費用 | 會計師費用、律師諮詢費 |
| 保險費 | 公司財產、人員保險費 | 火險、車險、員工團保 |
若屬私人性質開銷，或與營業無關，將無法列為公司費用。
二、報帳需取得哪些「合法憑證」？常見文件對照表
報帳是否可被稅務機關認可，重點在於「憑證」的合法性與完整性。
一覽表：支出對應應取得的憑證
| 支出類型 | 應取得的憑證 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 一般購買、消費 |
統一發票（三聯式或電子發票） |
須註明公司抬頭與統編 |
| 租金、外包、設計費等 |
發票 or 二聯收據 + 合約 |
如為自然人收據，需附身份證字號等基本資料，並申報所得扣繳 |
| 員工報銷（如出差） |
發票、收據、車票影本等 |
須註明出差地點、日期、對象及事由等 |
| 餐飲交際 |
發票 + 消費明細 + 交際事由 |
如與客戶用餐，建議記錄對象與內容 |
| 國外支出 |
國外發票或電子憑證 + 換匯證明 |
可能需做境外所得申報 |
| 支付獎金或小額補貼 |
領據 + 員工簽名或對方簽收 |
金額高於規定者，需申報扣繳 |
| 工程款或買設備 |
發票 + 合約或驗收單 |
高金額要做資產登錄與折舊 |
三、報帳三大注意事項：這些錯誤最常被國稅局剔除
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發票抬頭必須是公司名稱，並列公司統一編號
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若是電子發票，可索取紙本證明聯。
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無法提供合法憑證的支出，不能報稅
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像私人發票、無統編、發票金額不符實際等情況，會被國稅局剔除。
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有些費用即使必要，也可能被限制列支額度或不得報帳
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例如：超過交際費限額、私人用途比例過高之車輛開支、捐贈未依規定辦理者等。
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四、國稅局查帳重點：報帳常見審查項目
國稅局查帳時，通常會從以下幾項重點確認報帳是否屬實。
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發票是否合法
發票是否有統編、抬頭正確、有交易事實
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交易對象是否真實
是否為關係人或虛擬交易
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金流是否對應
銀行匯款、轉帳或收據是否佐證
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支出性質是否與營業有關
私人用途或與營業無關將不得列支
五、報帳常見錯誤與稅務風險
❌ 使用無統編發票報帳
❌ 用員工私人名義購物報帳，但未補發公司統編之發票
❌ 取據自然人收據，未做所得扣繳申報
❌ 員工私人消費（如旅遊）誤報公帳
六、報帳實務建議與總結
良好的報帳流程是避免稅務風險的第一步。
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所有報帳支出，應事先有內部規定（如報帳流程、單據檢附標準）
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培養習慣：報帳前確認是否符合營業用途、取得合法憑證、金流清楚
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不確定能不能報帳的費用，建議先與會計或稅務顧問確認
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